5 советов, которые помогут работать эффективнее

Рубрика: Новости

Бывает, что после долгого дня остается ощущение, будто ничего так и не удалось сделать. Причина – низкая эффективность. Эксперты рассказывают о 5 способов ее повысить, их может использовать каждый сотрудник. Целые горы бумаг на подпись, постоянно звонит телефон и новых электронных писем – 20, они ждут ответ. «Это обычное следствие цивилизации», – говорит Вернер Тики Кюстенмахер (Werner Tiki Küstenmacher) с Грьобенцелля, что возле Мюнхена. Он написал немало книг на эту тему. «Если варить сразу в нескольких кастрюлях, в конце концов с какого – выкипит». Для работодателей лучше постоянно избегать ловушек эффективности или не позволять им вообще возникать.

 

 

 

 

Совет 1: пусть на столе будет много пространства.

 

Документы, заметки, учебники, приглашение – на одном рабочем столе быстро накапливается много всего. Когда он переполнен, нужно создать «Tabula rasa»: сбросьте все вниз, сделайте стол совершенно пустым. Затем тщательно все уберите. Это усиливает эффект «все новое» и обеспечит структурированность работы.

 

«Посмотрите на каждый документ и дайте ответ на вопрос: нужен ли он на столе? Если над ним еще нужно работать, но он не является срочным, отложите его отдельно, – советует Катарина Дитце (Katharina Dietze), эксперт по организации из Швельма. – Упакуйте ненужные документы в коробку и поставьте ее в угол». В свободное время можно перебрать эту кипу бумаги. Чтобы стол оставался убранным, эксперты рекомендуют ежедневно на нем наводить порядок. То есть, выполненное подшивать в папки, старое – выбрасывать, все материалы откладывать в сторону.

 

Совет 2: отличайте важное от неважного.

 

«Различать разные обязанности по критерию срочности – важно, чтобы со всем успевать», –говорит Карола Кляйншмидт (Carola Kleinschmidt), автор из Гамбурга. Она советует все делить на категории в зависимости от важности и срочности. «Не все важное является срочным, и не все срочное – важным». Высокий авторитет имеют задачи, объединяющие обе категории, то есть являются и важными, и срочными. «Для примера, определите промежуток времени, когда вы будете отвечать на е-мейлы, обращайте внимание на то, чтобы перерыв в этой работе не заметили».

 

Для нового взгляда на задачи полезными бывают и перерывы, говорит Кюстенмахер. «Если вы перестали понимать, чего пытаетесь достичь, пройдитесь 5 минут. к двери и подумайте, что действительно важно».

 

Совет 3: за неприятное задание – вознаграждение.

 

Разговор с начальником, напряженный телефонный соглашение, сложная задача: вновь и вновь на рабочем месте нужно выполнять неприятные поручения. Через внутренний протест потом пытаешься этим спекулировать. «Но спекуляция не приносит удовольствия», – рассказывает Дитце. Она рекомендует мотивировать себя приятными последствиями и обещать себе вознаграждение за каждое сложная задача. Карола Кляйншмидт советует идти к этому маленькими шагами: «Подумайте, как можно сделать конкретнее вещи, спросите у начальника про дедлайны». При неприятных заданиях, которые являются регулярными или относятся к ежедневной программы, помогают четкие сроки, говорит Дитце: «Делайте неприятное с самого начала и вознаграждайте себя приятными для вас поручениями после них».

 

Совет 4: не чувствуйте ответственности за все.

 

Пока коллеги спокойно работают, в других постоянно накапливаются задачи: некоторые сотрудники на работе более нагружены, чем другие. «Тот, кто занят, может быстро справиться с задачами, которые совсем не относятся к его обязанностям», – говорит Карола Кляйншмидт. Она рекомендует смотреть на каждое новое поручение, как на пакет почтальоны, каждый раз спрашивать себя: хочу ли и должен ли я за это браться? Вернер Тики Кюнстмахер настаивает на эффективности составлять список вещей, которые нужно не выполнять («Not-to-Do-Liste»): запишите все те вещи, которые бы вы в будущем не хотели брать на себя. Идет ли речь об организации корпоративной вечеринки, или об украшении кафе, – отказывайтесь от вещей, которые отнимают у вас время и нервы.

 

Совет 5: избегайте многозадачности.

 

Много лет способность к мультитаскінгу (multitasking) или многозадачности считали рецептом успеха. «Но на самом деле все наоборот, – говорит Кюстенмахер. – На самом деле успешные люди сосредотачиваются на одном деле, в ней они и становятся лучшими». Кюстенмахер рекомендует последовательную однозадачність: делайте одно, а потом другое. Предоставлять актуальной задачей абсолютного приоритета – лучший метод приходить каждый вечер домой довольным. «Только так получаешь ощущение, что на самом деле много сделал за день».

 

 

Зреферувала Соломия КРИВЕНКО

Источник: http://www.welt.de.

Если Вам интересна эта запись, Вы можете следить за ее обсуждением, подписавшись на RSS 2.0 . Комментарии и пинг закрыты.